Sécuriser les documents engageants dans un cadre réglementaire
Dans un environnement réglementaire de plus en plus exigeant, les entreprises doivent garantir la conservation fiable de leurs documents stratégiques. Ces documents, souvent qualifiés d’engageants, jouent un rôle clé dans la conformité, la transparence et la traçabilité des opérations.
Pourquoi l’archivage probatoire est essentiel ?
L’archivage probatoire ne se limite pas à stocker des fichiers. Il s’agit d’un processus rigoureux qui confère aux documents une force juridique, les rendant opposables en cas de litige ou de contrôle. Cela implique des mécanismes de preuve, d’intégrité et d’authenticité tout au long du cycle de vie du document.
Les piliers d’une solution d’archivage fiable
- Organisation intelligente des contenus : structuration hiérarchique pour une recherche rapide et une gestion fine des accès.
- Contrôle des accès : gestion des droits utilisateurs selon les rôles et les types de documents.
- Durée de conservation maîtrisée : application de règles selon la nature du document (indexation, destruction, disponibilité…).
- Traçabilité renforcée : suivi complet des actions et événements liés à chaque document.
Ils nous font confiance
Records Management : une gouvernance documentaire stratégique
Le Records Management permet de piloter les documents engageants avec rigueur, depuis leur création jusqu’à leur suppression. C’est une approche globale qui assure la conformité réglementaire, la sécurité des données et la pérennité des informations critiques.