Gestion documentaire · Gouvernance des données

Gouvernance des données

Gouvernez les cycles de vie documentaires, les durées de conservation, la conformité et la conservation à long terme en toute confiance

Arcsys assure la gouvernance documentaire au sein de l'organisation, garantissant un stockage conforme aux exigences légales, de la création du document jusqu'à sa destruction.

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Gestion du cycle de vie

Politiques de conservation

Conformité

Interopérabilité

Gouvernance en pratique

Une plateforme transversale pour une gouvernance documentaire maîtrisée

Arcsys met en place des processus structurés pour assurer une gestion optimale du cycle de vie de chaque flux documentaire, de sa création à sa destruction, conformément aux règles du Record Manager et aux exigences de l'entreprise.

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Cycle de vie structuréLes documents sont gouvernés de façon cohérente, de leur entrée dans le système jusqu'à leur fin de vie, sans lacune ni exception.

Gestion basée sur des règlesLes politiques de conservation et de conformité sont appliquées automatiquement, en accord avec les exigences organisationnelles et légales.

Intégration transversaleArcsys opère à l'échelle de l'organisation comme une couche de gouvernance partagée, reliant les départements, les systèmes et les flux.

Auditabilité complèteChaque opération est suivie, traçable et vérifiable, facilitant les audits internes comme externes.

Cycle de vie

Gestion du cycle de vie documentaire

Arcsys structure les processus pour gouverner chaque flux documentaire selon les règles définies par le Record Manager et adaptées aux exigences de l'entreprise.

Créer ou ingérer

Capturez les flux documentaires entrant dans le système avec le cadre de gouvernance approprié dès le départ.

Classer et indexer

Appliquez des métadonnées, une structure et une logique de recherche pour favoriser le contrôle et la découvrabilité.

Conserver et préserver

Gérez le stockage, l'intégrité, les politiques de conservation et les obligations légales tout au long du cycle de vie.

Détruire ou conserver à long terme

Appliquez une suppression contrôlée en fin de vie ou une conservation sur le très long terme selon la politique définie.

Classification

Classification et indexation des documents

Arcsys prend en charge les documents de tout format et toute taille, avec plusieurs niveaux d'indexation pour améliorer le contrôle et la recherche au sein de l'organisation.

Métadonnées personnalisées

Des types de métadonnées illimités permettent de qualifier chaque document selon son activité et son contexte métier.

Indexation pertinente

L'apprentissage automatique identifie les mots et expressions les plus significatifs d'un corpus documentaire.

Indexation plein texte

Recherchez de façon exhaustive dans le contenu intégral des documents lorsque nécessaire.

Métadonnées techniques

Taille, format et empreintes numériques pour les besoins de gestion, de contrôle et de préservation.

Traitement documentaire étendu

Connectez des outils externes pour contrôler, classer, enrichir et analyser les documents

Arcsys intègre des points d'entrée à différentes étapes du cycle de vie documentaire, permettant de faire appel à des modules externes pour la Lecture Automatique de Documents (LAD), l'analyse ou des outils d'Intelligence Artificielle.

Intégration LADConnectez des outils de lecture documentaire à l'étape appropriée du cycle de vie.

Analyse documentaireAméliorez la classification et la compréhension grâce à des modules d'analyse externes.

Enrichissement par IAContrôlez, enrichissez et classifiez les documents selon les besoins métier spécifiques.

Conservation

Durée de conservation

Arcsys permet aux organisations de définir et de gérer un nombre illimité de politiques de conservation alignées sur les obligations légales et les règles métier.

Modèles de politiques illimités

Définissez autant de politiques de conservation que nécessaire pour répondre aux exigences organisationnelles.

Conservation basée sur des critères

Configurez les dates de départ, les durées, le sort final et les événements déclencheurs pour chaque politique.

Alignement réglementaire

Garantissez une conservation conforme aux obligations légales et aux règles métier internes.

Stockage

Stockage et disponibilité

Arcsys répond à la fois aux attentes des utilisateurs en matière de disponibilité et aux exigences des exploitants en matière de résilience, de continuité, de migration et de performance.

Stockage et disponibilité

Un stockage fiable, conçu pour la continuité

Pour les utilisateurs finaux, le stockage documentaire doit garantir une disponibilité optimale et une fiabilité totale des données. Pour les exploitants, il doit assurer la sauvegarde, la performance et le support des Plans de Continuité et de Reprise d'Activité.

Infrastructure robuste et évolutiveConçue pour une disponibilité continue et une conservation à long terme sans risque.

Architecture multi-sitesDisponibilité continue même en cas de défaillance d'un composant.

Contrôle d'intégritéVérification unitaire des documents pour une fiabilité absolue.

Migration automatiséeTraçabilité assurée lors des migrations de supports.

Stockage hybrideÉquilibre entre performance et coût selon les supports.

Fin de vie

Destruction des documents

Les politiques de conservation d'Arcsys permettent une suppression planifiée et contrôlée en fin de cycle de vie, avec des options de validation lorsque nécessaire.

Fin de vie maîtrisée

Planifiez la suppression tout en préservant conformité et contrôle

Les politiques de conservation d'Arcsys permettent de planifier et de gérer la suppression des documents en fin de cycle, avec la possibilité d'intégrer une validation par une autorité de gestion avant la destruction.

Durée de conservation écouléeLe document atteint la fin de son cycle de conservation défini.

Validation si requiseUne autorité de gestion examine et valide la décision de destruction.

Destruction contrôléeSuppression réalisée conformément à la politique, avec une auditabilité complète.

Délais réglementaires respectésConservation et destruction alignées sur les normes applicables et les exigences légales.

Recherche et accès rapide

Accès rapide au bon document, sur tous les appareils

Arcsys propose des interfaces entièrement personnalisables combinant haute performance, navigation intuitive et accès rapide aux contenus, sur PC, tablette et smartphone.

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Recherche par métadonnées et plein texteParcourez les arborescences d'archives et recherchez via les métadonnées ou le contenu intégral.

Opérations en lotLes fonctions de panier facilitent l'export, le téléchargement, la sélection et la suppression à grande échelle.

Visualisation intégréeAffichez, lisez ou écoutez les contenus directement sans téléchargement.

Design responsiveAccès optimisé sur PC, tablette et smartphone.

Conformité

Conçu pour répondre aux exigences légales, probantes et organisationnelles

Arcsys offre des capacités de configuration avancées permettant une mise en œuvre efficace de règles adaptées aux exigences de conformité sectorielles ou internes.

RGPD ISO 15489 ISO 14721 eIDAS V2 NF Z42-013

Support réglementaireRGPD, ISO 15489, ISO 14721, eIDAS V2 et NF Z42-013 pris en charge.

Valeur probanteLes documents conservent leur valeur probante tout au long de la période de stockage.

Traçabilité complèteToutes les activités sont suivies avec une transparence opérationnelle constante.

Auditabilité totaleDémontrez votre conformité aux auditeurs internes et externes.

Conservation à long termeLa validation et la conversion des formats assurent la pérennité sur le très long terme.

Explorez le Records Management et la gouvernance documentaire avec Arcsys

Découvrez comment Arcsys accompagne la gestion du cycle de vie, la conformité, la conservation, la recherche et une gouvernance documentaire durable.

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